Digitale Lösungen zur Optimierung der Finanzen in KMU

Geschäftsführer:innen, die sich vorgenommen haben, ihre Finanzen rund um ihr KMU zu optimieren, werden mit vielen verschiedenen Lösungen konfrontiert. Aufgrund der Tatsache, dass die Möglichkeiten, die sich in diesem Zusammenhang bieten, im Laufe der Zeit immer vielseitiger geworden sind, ist es wichtig, verschiedene Details (und unter anderem natürlich individuelle Erwartungen) zu berücksichtigen.

Die folgenden Abschnitte zeigen auf, wie vielseitig die digitalen Lösungen sind, die heutzutage zur Verfügung stehen, wenn es darum geht, Themen rund um Budget, Kosten und Finanzverwaltung im KMU transparenter zu gestalten.

Wichtig: Ein Geschäftskonto, das zu den individuellen Ansprüchen passt

Auf der Suche nach einem Geschäftskonto, das optimal zum eigenen Unternehmen passt, ist es sinnvoll, in Bezug auf die besten Firmenkonten im Vergleich zu recherchieren. Fest steht, dass die Einrichtung eines Geschäftskontos für ein KMU von entscheidender Bedeutung ist, wenn es darum geht, Ihre geschäftlichen Finanzen effizient zu verwalten.

Durch die klare Trennung von privaten und geschäftlichen Transaktionen behalten Kontoinhaber:innen stets den Überblick über Ausgaben und Einnahmen. Gleichzeitig unterstreicht ein Geschäftskonto den professionellen Auftritt Ihres Unternehmens gegenüber Kund:innen und Geschäftspartner:innen.

Viele Banken haben ihre Angebote mittlerweile unter anderem auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten.

Bei der Suche nach der passenden Lösung für Ihren Bedarf werden unter anderem die folgenden Punkte relevant:

1. individuelle Bedürfnisse und Anforderungen Ihres KMU
2. Services und Funktionen rund um eine effektive Finanzverwaltung
3. Höhe der Kontoführungsgebühren
4. Zusatzleistungen
5. Kreditkarten
6. Optionen und Konditionen rund um den internationalen Zahlungsverkehr.

Einige Anbieter erlauben es zudem, das Geschäftskonto mit der Buchhaltung zu verbinden und auf diese Weise weitere Abläufe zu optimieren. Es lohnt sich dementsprechend, genau hinzuschauen.

Besonders praktisch: Eine direkte Verbindung zur Buchhaltung

Eine direkte Verbindung zwischen Online Banking und Buchhaltung kann einem KMU dabei helfen, seine Finanzen noch besser zu verwalten. So dürften es viele Nutzer:innen als praktisch empfinden, dass es auf Basis besagter Verbindung möglich ist, Zahlungsprozesse zu automatisieren und somit Zeit zu sparen.

Moderne Anbieter achten selbstverständlich auf die Sicherheit der Daten ihrer Kund:innen. Je nachdem, welche Funktionen zur Verfügung stehen beziehungsweise genutzt werden, ist es unter anderem möglich:

• Zahlungseingänge zu Rechnungen automatisch zu verbuchen;
• Ausgangsrechnungen zum Stichtag zu zahlen;
• die Beträge, die im Rahmen der Umsatzsteuer ohnehin an das Finanzamt überwiesen werden müssen, auf ein Unterkonto zu buchen.

Wie so oft gilt: Viele Anbieter setzen auf eine große Anzahl an Möglichkeiten. Ob diese in vollem Umfang oder nur teilweise genutzt werden, entscheiden die Kontoinhaber:innen.

Auch interessant: Individuelle Rollen für einzelne Mitarbeiter:innen

Nicht nur in großen, sondern auch in kleinen und mittelgroßen Unternehmen kann es sinnvoll sein, im Rahmen des Online Bankings individuelle Rechte und Rollen für Mitarbeiter:innen einzuräumen. Diese erlauben es dann, dass die jeweils Verantwortlichen in einem angemessenen Rahmen Zugriff und Kontrolle über das Geschäftskonto haben.

Gerade im Zusammenhang mit sensiblen Konten und Transaktionen ist es dann wichtig, im Team klare Richtlinien für den Zugriff auf das Online-Banking zu etablieren. Auch Schulungen können dabei helfen, die eigenen Rechte und Pflichten noch besser einschätzen zu können, Missbrauch vorzubeugen und im Ernstfall angemessen zu reagieren.

Wenn sichergestellt ist, dass diejenigen, die im Zuge des Online Bankings eine bestimmte Rolle einnehmen, informiert sind, lassen sich einzelne Aufgaben rund um Kosten und Ausgaben delegieren. Das Ergebnis: Die Geschäftsführung wird mitunter merklich entlastet.

Digitales Ausgabenmanagement für einen besseren Überblick

Ein effizientes Ausgabenmanagement hilft Unternehmen dabei, sich jederzeit einen Überblick über Kosten und Kostenstellen verschaffen zu können und potenzielle Gefahren – gerade in Bezug auf das Thema „Liquidität“ – bestmöglich einschätzen zu können.

Durch die Umstellung auf digitale Prozesse können Unternehmen mit den passenden Tools nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Transparenz und Kontrolle über ihre Ausgaben optimieren. Klassische Routineaufgaben werden ganz einfach ausgelagert beziehungsweise automatisiert.

Die regelmäßige Überprüfung von Ausgaben oder die Implementierung von
Genehmigungsworkflows helfen den Nutzer:innen zusätzlich dabei, immer „up-to-date“ zu bleiben.

Budgetverwaltung: Individuelle Rechte für Mitarbeiter:innen

Eine moderne, digitale Budgetverwaltung kann mit Hinblick auf eine angestrebte Effizienzsteigerung zu einer wertvollen Unterstützung werden. Wichtig ist es natürlich, geeignete Budgetverwaltungstools einzusetzen. Diese ermöglichen eine präzise Kontrolle über finanzielle Ressourcen und beugen Budgetüberschreitungen vor.

Auf diese Weise können Geschäftsführer:innen Arbeitsprozesse innerhalb ihrer Teams optimieren und letztendlich auch Kosten einsparen. Damit alle optimal von den Vorteilen besagter Tools profitieren können, ist es wichtig, Mitarbeiter:innen entsprechend zu schulen und zu sensibilisieren.

Oder anders: Die Implementierung der Budgetverwaltungstools sollte sowohl sorgfältig geplant als auch kontinuierlich überwacht werden. Zudem braucht es eine abschließende Analyse (zum Beispiel nach einem Quartal), um gegebenenfalls Anpassungen vornehmen zu können.

Die digitale Rechnungsverwaltung

Eine digitale Rechnungsverwaltung bietet einem Unternehmen viele Vorteile. Auf der Basis der Nutzung bestimmter Software Lösungen haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen schnell und einfach zu erstellen, aus dem System heraus zu versenden und zu verwalten.

Ein besonderer Vorteil: Die Möglichkeit, Rechnungen digital zu schreiben und zu versenden, spart nicht nur Zeit, sondern beugt auch Fehlern vor und hilft – ebenso wie die Verbindung zwischen Online Banking und Buchhaltung – dabei, Zahlungsein- und -ausgänge effizient zu verwalten und die Liquiditätsplanung zu optimieren.

Fazit

Zahlreiche KMUs nutzen heutzutage digitale Lösungen, um ihre Finanzen zu optimieren. Auf ihrer Basis ist es vergleichsweise einfach, Ausgaben im Blick zu behalten, Budgets zu berechnen und Steuern zu optimieren.

Oder anders: Die modernen Lösungen helfen dabei, sich einen klaren Überblick über die aktuelle finanzielle Situation zu verschaffen. Wichtig ist es in diesem Zusammenhang natürlich, die richtigen Tools für das jeweilige Unternehmen auszuwählen.

Details, die hierbei eine besonders wichtige Rolle spielen können, sind unter anderem:

Gleichzeitig gilt es, etwas Zeit in die Schulung der Mitarbeiter:innen zu investieren, die mit den jeweiligen Tools arbeiten werden. Auch, wenn viele der entsprechenden Lösungen selbsterklärend sind, ist es definitiv sinnvoll, mit einer gewissen Einarbeitungszeit zu kalkulieren.

Zu guter Letzt bietet es sich an, sich als Geschäftsführer:in regelmäßig mit etwaigem Optimierungspotenzial auseinanderzusetzen und sich zu fragen, ob es gegebenenfalls noch weitere Tools braucht, um eine größere Aussagekraft der Daten zu erreichen. Hier haben sich unter anderem die Lösungen bewährt, die eine „All-in-One“-Option darstellen und so gut wie alle wichtigen Funktionen rund um Finanzen und Co. in sich zusammenfassen.